Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống hiện đại. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng, doanh nhân hay người làm việc tự do, việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn với ít căng thẳng hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quản lý thời gian và 17 kỹ năng thiết yếu để làm chủ thời gian của mình.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian không phải là việc kiểm soát thời gian (vì bạn không thể làm điều đó), mà là việc quản lý cách bạn sử dụng thời gian của mình. Đó là quá trình lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động để tối đa hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu.
Tại sao quản lý thời gian quan trọng?
Quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích:
- Tăng năng suất: Hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian
- Giảm căng thẳng: Biết rõ những gì cần làm và khi nào làm giúp giảm lo lắng
- Cải thiện chất lượng công việc: Có thời gian để làm việc đúng cách thay vì vội vàng
- Cân bằng cuộc sống: Có thời gian cho công việc, gia đình, sở thích và nghỉ ngơi
- Đạt được mục tiêu: Tập trung vào những việc quan trọng giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu
- Tăng sự tự tin: Cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình
Hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian
Nhiều người nghĩ quản lý thời gian là một kỹ năng duy nhất, nhưng thực tế không phải vậy. Giống như một đội bóng cần tất cả các cầu thủ làm tốt vai trò của mình, quản lý thời gian là tổng hợp của nhiều kỹ năng khác nhau hoạt động cùng nhau.
Các kỹ năng quản lý thời gian có thể được chia thành hai loại:
- Kỹ năng hành vi (Behavioral Skills): Những kỹ năng liên quan đến hành động, như đặt mục tiêu và làm việc theo mục tiêu đó
- Kỹ năng nhận thức (Cognitive Skills): Những kỹ năng liên quan đến tư duy và quá trình suy nghĩ
Nhiều kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất thực chất là các quá trình tư duy, không chỉ đơn giản là hành vi.
17 Kỹ năng quản lý thời gian thiết yếu
Dưới đây là 17 kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất mà bạn cần phát triển để tối đa hóa năng suất của mình. Một số kỹ năng này có thể chồng chéo lên nhau, và việc thành thạo một kỹ năng thường sẽ cải thiện hiệu suất của các kỹ năng khác.
1. Đặt mục tiêu (Goal Setting)
Đặt mục tiêu là kỹ năng cơ bản nhất của quản lý thời gian. Bạn không thể quản lý thời gian hiệu quả nếu không biết mình đang cố gắng đạt được điều gì.
Tại sao quan trọng?
Quản lý thời gian không phải là một kỹ năng độc lập. Bạn không thể quản lý thời gian, nhưng bạn có thể quản lý cách bạn sử dụng thời gian. Cách bạn sử dụng thời gian nên được thúc đẩy bởi việc đặt mục tiêu hiệu quả.
Cách áp dụng:
Khi quyết định tập trung thời gian vào đâu, bạn nên luôn nhận thức được mục tiêu của mình và cách mỗi hành động nhằm đưa bạn đến gần hơn với việc đạt được những mục tiêu đó.
Đặt mục tiêu toàn diện:
Đừng chỉ đặt mục tiêu về tiền bạc. Tiền là một tài sản tuyệt vời, nhưng nó chỉ là kết quả của việc đạt được mục tiêu. Hãy nghĩ về:
- Mục tiêu cuối cùng của bạn là gì? (ví dụ: hạnh phúc, được yêu thương)
- Bạn muốn trở thành người như thế nào?
- Bạn muốn đạt được gì trong mỗi lĩnh vực cuộc sống?
- Bạn muốn có gì trong mỗi lĩnh vực cuộc sống?
- Mong muốn và kỳ vọng của bạn cho các mối quan hệ?
- Bạn muốn học gì?
- Tầm nhìn của bạn cho cuộc sống?
- Giá trị nào bạn muốn sống và thúc đẩy?
- Bạn muốn đi đâu?
Điểm quan trọng:
Quản lý thời gian là về việc làm cho thời gian có sẵn phục vụ nhu cầu của bạn. Mỗi quyết định nên dựa trên những gì bạn đang cố gắng đạt được trong cuộc sống. Có mục tiêu rõ ràng giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn hơn nhiều.
2. Ưu tiên hóa (Prioritisation)
Ưu tiên hóa là một trong những kỹ năng quản lý thời gian bị hiểu sai và sử dụng sai nhiều nhất.
Lỗi phổ biến:
Lý do lớn nhất khiến hầu hết mọi người gặp khó khăn với việc ưu tiên hóa là họ bắt đầu quá muộn trong quá trình. Họ cố gắng ưu tiên các mục trong danh sách công việc của mình. Tuy nhiên, nếu bạn nhìn kỹ vào hầu hết các danh sách công việc, bạn sẽ thấy rằng chúng chứa các mục không bao giờ nên có trong danh sách công việc ngay từ đầu.
Cách tiếp cận đúng:
Ưu tiên hóa không nên bắt đầu với việc tập trung vào việc làm thêm nhiều công việc hơn. Ưu tiên hóa nên luôn bắt đầu bằng việc tránh/loại bỏ các công việc mà bạn không nên thực hiện. Sau khi làm điều này, bạn có thể chuyển trọng tâm sang việc hoàn thành công việc có giá trị nhất mà bạn có thể với thời gian và nguồn lực có sẵn.
Vấn đề với quá nhiều ý tưởng tốt:
Ở đầu kia của phổ ưu tiên hóa là khó khăn trong việc quyết định bạn nên làm gì tiếp theo từ một loạt ý tưởng tốt. Như Ryan Deiss đã nói:
“Ý tưởng tồi không giết chết doanh nghiệp; Quá nhiều ý tưởng tốt mới giết chết doanh nghiệp.”
Dù bạn chỉ cố gắng hoàn thành một số dự án tốt hay bạn là người tự làm chủ, ưu tiên hóa trở thành một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng khi bạn có quá nhiều ý tưởng tốt. Bởi vì ý tưởng tốt là vô ích trừ khi chúng được thực hiện. Và nếu bạn có quá nhiều ý tưởng tốt, bạn sẽ nhảy từ cái này sang cái khác trừ khi bạn ưu tiên hiệu quả.
Điểm quan trọng:
Ở trường và ở nhà, bạn có thể được khen ngợi vì có nhiều ý tưởng tốt, nhưng trong thế giới thực, bạn cần kỹ năng quản lý thời gian để ngăn bạn bị cuốn theo các ý tưởng tốt của mình. Bất kỳ ý tưởng nào cũng chỉ tốt như việc thực hiện nó. Nếu bạn cố gắng thực hiện quá nhiều ý tưởng, bạn sẽ kết thúc bằng việc không thực hiện ý tưởng nào cả.
3. Tự nhận thức (Self-awareness)
Không có hai người nào thích làm việc theo cùng một cách. Tất cả chúng ta đều có sở thích riêng về cách chúng ta muốn làm việc - một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng trong khi những người khác thích làm việc muộn.
Tại sao quan trọng?
Chúng ta được thúc đẩy bởi những thứ khác nhau và thích làm việc theo cách riêng của mình. Không có gì sai với điều này. Trên thực tế, điều này khá lành mạnh. Nó chỉ có nghĩa là bạn cần có sự hiểu biết tốt về sở thích, không thích và nhu cầu của chính mình.
Cách phát triển:
Có vô số lĩnh vực mà sở thích của bạn có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn. Đáng để dành một chút thời gian để suy ngẫm, thường xuyên, để quan sát cách bạn có được kết quả tốt nhất từ chính mình.
Bất cứ khi nào bạn thực hiện ở mức rất cao, hãy dành một chút thời gian để xác định điều gì cụ thể về tình huống đó cho phép bạn thực hiện ở mức cao như vậy.
Cũng quan trọng không kém, khi bạn thực hiện kém, hãy cố gắng xác định các điều kiện khuyến khích hiệu suất kém của bạn.
Điểm quan trọng:
Tự nhận thức là một trong những kỹ năng quản lý thời gian dễ phát triển nhất vì bạn chỉ cần chú ý và sử dụng một chút thử nghiệm và sai sót. Nhưng nó cũng là một trong những kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ nhất vì nó cho phép bạn làm việc theo cách phù hợp nhất với bạn bằng cách giảm sự kháng cự của chính bạn.
Hãy nhớ, quản lý thời gian không phải là một kỷ luật phù hợp với tất cả. Khi bạn có mức độ tự nhận thức cao, bạn có thể lấy lời khuyên quản lý thời gian tốt nhất và điều chỉnh nó để phù hợp với phong cách riêng của bạn.
Bạn càng biết nhiều về bản thân, thói quen của mình, cách bạn thích làm việc, v.v., thì việc đưa ra quyết định thông minh về cách quản lý thời gian tốt nhất càng dễ dàng.
4. Tự động lực (Self-motivation)
Bạn sẽ có những ngày mà bạn không muốn làm gì cả. Bạn có thể bị ốm, mệt mỏi, chán nản hoặc đơn giản là thiếu động lực.
Tại sao quan trọng?
Vào những ngày như vậy, có rất ít điều mà bất kỳ ai khác có thể làm để khiến bạn hành động. Bạn cần có khả năng tự động viên mình để hành động, ngay cả khi bạn không muốn.
Ngoài ra, khi bạn thăng tiến trong tổ chức hoặc nếu bạn đi theo con đường của doanh nhân, sẽ không có ai đứng trên bạn để giữ bạn có trách nhiệm hàng ngày. Bạn sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả của chính mình.
Cách phát triển:
Nếu bạn đã cải thiện sự tự nhận thức của mình, bạn sẽ có rất nhiều thông tin mà bạn cần để tự động viên mình. Bạn có thể có tất cả các kỹ năng quản lý thời gian khác, nhưng nếu bạn không thể tự động viên mình để hành động, bạn sẽ không đạt được kết quả.
Điểm quan trọng:
Tự động lực là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất mà bạn có thể phát triển. Nó là nền tảng cho tất cả các kỹ năng khác. Nếu bạn không thể tự động viên mình, bạn sẽ không thể sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian khác của mình.
5. Quyết định (Decision-making)
Mỗi ngày, bạn đưa ra hàng trăm quyết định. Một số quyết định nhỏ, một số lớn. Khả năng đưa ra quyết định tốt một cách nhanh chóng là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng.
Tại sao quan trọng?
Mỗi quyết định bạn đưa ra đều ảnh hưởng đến cách bạn sử dụng thời gian. Nếu bạn đưa ra quyết định tồi, bạn sẽ lãng phí thời gian. Nếu bạn đưa ra quyết định tốt, bạn sẽ sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Cách cải thiện:
- Thu thập thông tin đủ: Không cần quá nhiều thông tin, nhưng cần đủ để đưa ra quyết định tốt
- Đặt giới hạn thời gian: Đừng dành quá nhiều thời gian để phân tích
- Chấp nhận rủi ro: Không có quyết định nào là hoàn hảo
- Học từ sai lầm: Mỗi quyết định tồi là cơ hội để học hỏi
Điểm quan trọng:
Kỹ năng đưa ra quyết định tốt giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tránh phân tích quá mức và hành động nhanh chóng khi cần thiết.
6. Tập trung (Focus)
Trong thời đại đầy phiền nhiễu ngày nay, khả năng tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm là một kỹ năng quý giá.
Tại sao quan trọng?
Multitasking (làm nhiều việc cùng lúc) thực sự làm giảm năng suất. Não của bạn phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, điều này làm mất thời gian và năng lượng. Tập trung vào một việc tại một thời điểm giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn.
Cách cải thiện:
- Loại bỏ phiền nhiễu: Tắt thông báo, đóng các tab không cần thiết
- Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút
- Tạo môi trường làm việc phù hợp: Nơi yên tĩnh, có đủ ánh sáng
- Thực hành mindfulness: Tập trung vào hiện tại
Điểm quan trọng:
Tập trung là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất trong thời đại kỹ thuật số. Khả năng tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn nhiều.
7. Lập kế hoạch (Planning)
Lập kế hoạch là quá trình suy nghĩ trước về những gì bạn cần làm và cách bạn sẽ làm điều đó.
Tại sao quan trọng?
Lập kế hoạch giúp bạn:
- Sử dụng thời gian hiệu quả hơn
- Tránh lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng
- Giảm căng thẳng bằng cách biết những gì cần làm
- Đạt được mục tiêu nhanh hơn
Cách lập kế hoạch hiệu quả:
- Lập kế hoạch hàng ngày: Dành 10-15 phút mỗi buổi tối để lập kế hoạch cho ngày hôm sau
- Lập kế hoạch hàng tuần: Xem xét tuần trước và lập kế hoạch cho tuần tới
- Lập kế hoạch hàng tháng: Xem xét tiến độ và điều chỉnh mục tiêu
- Sử dụng công cụ: Sử dụng lịch, ứng dụng quản lý công việc
Điểm quan trọng:
Lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất. Một giờ lập kế hoạch có thể tiết kiệm cho bạn nhiều giờ làm việc.
8. Ủy quyền (Delegation)
Ủy quyền là nghệ thuật giao công việc cho người khác một cách hiệu quả.
Tại sao quan trọng?
Bạn không thể làm tất cả mọi thứ một mình. Ủy quyền cho phép bạn:
- Tập trung vào những việc quan trọng nhất
- Phát triển kỹ năng của người khác
- Tăng năng suất của nhóm
- Giảm căng thẳng
Cách ủy quyền hiệu quả:
- Chọn đúng người: Người có kỹ năng và thời gian
- Giải thích rõ ràng: Đảm bảo người đó hiểu những gì cần làm
- Cung cấp tài nguyên: Đảm bảo họ có những gì cần
- Theo dõi: Kiểm tra tiến độ nhưng không micromanage
Điểm quan trọng:
Ủy quyền không phải là tránh né trách nhiệm. Đó là cách sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách để người khác làm những việc họ có thể làm tốt hơn bạn hoặc nhanh hơn bạn.
9. Giao tiếp (Communication)
Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng vì nó giúp bạn tránh hiểu lầm và tiết kiệm thời gian.
Tại sao quan trọng?
Giao tiếp kém dẫn đến:
- Hiểu lầm
- Công việc phải làm lại
- Xung đột
- Lãng phí thời gian
Cách cải thiện:
- Lắng nghe tích cực: Tập trung vào những gì người khác nói
- Rõ ràng và ngắn gọn: Nói những gì bạn muốn nói một cách trực tiếp
- Đặt câu hỏi: Đảm bảo bạn hiểu đúng
- Cung cấp phản hồi: Giúp người khác cải thiện
Điểm quan trọng:
Giao tiếp hiệu quả tiết kiệm thời gian bằng cách tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều hiểu những gì cần làm.
10. Quản lý năng lượng (Energy Management)
Quản lý năng lượng quan trọng không kém quản lý thời gian. Bạn có thể có tất cả thời gian trên thế giới, nhưng nếu bạn không có năng lượng, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả.
Tại sao quan trọng?
Năng lượng của bạn dao động trong ngày. Bạn cần biết khi nào bạn có nhiều năng lượng nhất và sử dụng thời gian đó cho những công việc quan trọng nhất.
Cách quản lý năng lượng:
- Xác định thời gian năng lượng cao: Làm những việc quan trọng nhất vào thời điểm này
- Nghỉ ngơi đầy đủ: Ngủ đủ giấc, nghỉ giải lao thường xuyên
- Ăn uống lành mạnh: Cung cấp năng lượng cho cơ thể
- Tập thể dục: Tăng mức năng lượng tổng thể
Điểm quan trọng:
Quản lý năng lượng là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất. Bạn có thể có tất cả thời gian trên thế giới, nhưng nếu bạn không có năng lượng, bạn sẽ không thể sử dụng thời gian đó hiệu quả.
11. Quản lý căng thẳng (Stress Management)
Căng thẳng có thể làm giảm đáng kể năng suất của bạn. Học cách quản lý căng thẳng là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng.
Tại sao quan trọng?
Căng thẳng:
- Làm giảm khả năng tập trung
- Ảnh hưởng đến quyết định
- Làm giảm năng lượng
- Ảnh hưởng đến sức khỏe
Cách quản lý căng thẳng:
- Xác định nguyên nhân: Biết điều gì gây ra căng thẳng
- Thực hành kỹ thuật thư giãn: Thiền, hít thở sâu
- Tập thể dục: Giảm căng thẳng tự nhiên
- Quản lý thời gian tốt hơn: Giảm căng thẳng bằng cách có tổ chức
Điểm quan trọng:
Quản lý căng thẳng là một phần quan trọng của quản lý thời gian. Khi bạn căng thẳng, bạn không thể làm việc hiệu quả, điều này lãng phí thời gian.
12. Quản lý ranh giới (Boundary Management)
Ranh giới là những giới hạn bạn đặt ra để bảo vệ thời gian và năng lượng của mình.
Tại sao quan trọng?
Nếu bạn không có ranh giới rõ ràng, mọi người sẽ liên tục yêu cầu thời gian của bạn, và bạn sẽ không có thời gian cho những việc quan trọng.
Cách thiết lập ranh giới:
- Nói “không”: Học cách từ chối những yêu cầu không quan trọng
- Đặt giờ làm việc: Cho mọi người biết khi nào bạn có sẵn
- Bảo vệ thời gian quan trọng: Không để người khác làm gián đoạn
- Giao tiếp rõ ràng: Cho mọi người biết ranh giới của bạn
Điểm quan trọng:
Quản lý ranh giới là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất. Nếu bạn không có ranh giới rõ ràng, bạn sẽ không có thời gian cho những việc quan trọng.
13. Làm việc nhóm (Teamwork)
Ngay cả khi bạn làm việc một mình, bạn vẫn cần làm việc với người khác. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng.
Tại sao quan trọng?
Làm việc nhóm hiệu quả:
- Tăng năng suất
- Giảm thời gian hoàn thành công việc
- Cải thiện chất lượng
- Tăng sự hài lòng
Cách cải thiện:
- Giao tiếp rõ ràng: Đảm bảo mọi người hiểu vai trò của họ
- Tin tưởng: Tin tưởng người khác để làm công việc của họ
- Hỗ trợ: Giúp đỡ khi cần thiết
- Tôn trọng: Tôn trọng thời gian và đóng góp của người khác
Điểm quan trọng:
Nếu bạn muốn tối đa hóa năng suất và quản lý thời gian, bạn sẽ cần làm việc với người khác và khai thác sức mạnh của sự hợp tác. Một nhóm người làm việc vì một mục đích chung sẽ đạt được nhiều hơn cùng nhau so với khi họ làm riêng lẻ.
14. Ghi chép (Record Keeping)
Khi bạn nắm rõ mọi thứ và biết chính xác những gì đang diễn ra, bạn có thể đưa ra quyết định hiệu quả và cung cấp thông tin nhanh hơn.
Tại sao quan trọng?
Bất kể lĩnh vực của bạn là gì, thông tin chính xác là điều cần thiết. Bạn không cần biết mọi thứ ngay lập tức, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về việc bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian khi bạn biết nơi tìm thông tin cần thiết vào thời điểm bạn cần nó.
Cách ghi chép hiệu quả:
- Xác định thông tin cần thiết: Biết những gì bạn cần theo dõi
- Tạo hệ thống: Có một hệ thống để thu thập và lưu trữ thông tin
- Cập nhật thường xuyên: Giữ cho hồ sơ của bạn được cập nhật
- Tổ chức: Dễ dàng tìm thấy thông tin khi cần
Lợi ích bổ sung:
Một lợi ích thường bị quên của việc ghi chép là bạn có thể duy trì hồ sơ về những gì đã hoạt động và những gì không hoạt động trong bất kỳ dự án nào. Điều này có vẻ tỉ mỉ lần đầu tiên bạn làm điều đó, nhưng nếu bạn phải lặp lại dự án hoặc làm việc trên một dự án tương tự, bạn sẽ có thể lập kế hoạch dự án tốt hơn, nhanh hơn so với lần đầu tiên.
Điểm quan trọng:
Giữ hồ sơ là một việc khó chịu lớn, nhưng nếu bạn học cách kỷ luật bản thân và giữ hồ sơ chính xác, nó sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian trong tương lai. Có kế hoạch để giữ tất cả các hồ sơ bạn cần sẽ cho phép bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tương lai.
15. Tổ chức và lưu trữ (Organisation and Filing)
Đây là phần mở rộng của việc ghi chép. Việc thiết lập một hệ thống tổ chức và lưu trữ phù hợp sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.
Tại sao quan trọng?
Mất một chút thời gian để thiết lập một hệ thống lưu trữ phù hợp, nhưng một khi nó được thiết lập, bạn tiết kiệm được nhiều thời gian vì bạn có thể lưu trữ và truy xuất thông tin mà không cần suy nghĩ về nó. Và đó là lợi ích cuối cùng của tổ chức - bạn chỉ phải suy nghĩ về bất cứ điều gì một lần.
Nguyên tắc:
Mọi thứ đều có một vị trí và, trừ khi bạn đang sử dụng nó, bạn sẽ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm ở vị trí đó.
Lợi ích khác:
Một lợi ích khác của tổ chức là bạn nắm bắt được mọi cam kết mà bạn thực hiện. Khi bạn làm người khác thất vọng bằng cách không hoàn thành công việc bạn đã đồng ý, thường là vì bạn không ghi chú / ghi chép đúng cách về cam kết đó. Bạn định làm điều đó nhưng nó cuối cùng đã trượt khỏi tâm trí của bạn hoặc bạn đã mất mảnh giấy bạn đã viết nó.
Khi bạn có một hệ thống tổ chức phù hợp, bạn nắm bắt được mọi cam kết, vì vậy khi bạn quyết định làm gì tiếp theo, bạn chọn từ danh sách đầy đủ các cam kết bạn đã thực hiện.
Điểm quan trọng:
Quản lý thời gian tuyệt vời là về việc quyết định điều đúng để làm vào đúng thời điểm. Nếu bạn không có tổ chức và bạn không có danh sách đầy đủ tất cả các cam kết của mình, bạn không thể chắc chắn điều đúng để làm là gì. Bạn chỉ có thể đoán và hy vọng bạn đúng.
16. Kiên nhẫn (Patience)
Nhiều người nghĩ rằng kỹ năng quản lý thời gian là tất cả về việc làm nhiều công việc hơn. Đó không phải là trường hợp. Kỹ năng quản lý thời gian là về việc đảm bảo rằng bạn hoàn thành công việc quan trọng.
Tại sao quan trọng?
Bạn có thể cố gắng tập trung vào việc làm nhiều hơn, nhưng bạn kết thúc bằng việc vội vàng và mắc lỗi. Đến khi bạn đã sửa chữa các lỗi (nếu có thể làm như vậy), bạn sẽ đã dành nhiều thời gian hơn so với việc bạn đã dành thời gian và làm công việc đúng cách.
Trong thời đại công việc tri thức:
Trong thời đại công việc tri thức, cũng đã trở nên phổ biến hơn để làm công việc không tạo ra kết quả thực sự trong nhiều tháng, hoặc lâu hơn. Một ví dụ là tạo nội dung cho internet. Bạn có thể viết một bài viết hôm nay, và nó có thể không bắt đầu xuất hiện ở đầu bảng xếp hạng công cụ tìm kiếm, ngay cả khi nó tuyệt vời, trong nhiều tháng hoặc thậm chí vài năm.
Điểm quan trọng:
Kiên nhẫn không chỉ là một đức tính; nó là một kỹ năng. Đó là điều bạn phải thực hành. Những người quản lý thời gian tốt nhất không vội vàng. Họ có sự kiên nhẫn và dành chính xác lượng thời gian cần thiết để làm công việc đúng cách.
17. Tha thứ (Forgiveness)
Giống như kiên nhẫn, tha thứ thực sự là một kỹ năng. Nó không phải là điều gì đó xảy ra một cách kỳ diệu; đó là điều bạn phải chọn làm.
Tại sao quan trọng?
Khi bạn cố gắng cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và trở nên hiệu quả hơn, bạn sẽ mắc lỗi. Những người khác cũng sẽ làm bạn thất vọng theo thời gian; mặc dù hiếm khi có chủ ý.
Cách thực hành:
Khi mọi thứ đi sai, hãy cho mọi người lợi ích của sự nghi ngờ. Mọi người hiếm khi làm sai một cách có chủ ý. Dù đó là bạn hay ai đó khác đã mắc lỗi, hãy chọn tha thứ. Chấp nhận rằng đó là một sai lầm thực sự, và sau đó tập trung vào việc xác định hành động khắc phục mà bạn cần thực hiện.
Lợi ích:
Bằng cách này, bạn sẽ duy trì lòng tự trọng của mình, cải thiện các mối quan hệ của bạn và giảm lượng thời gian lãng phí sau sai lầm.
Điểm quan trọng:
Điều quan trọng nhất cần nhớ về tha thứ là nó dành cho lợi ích của bạn, không phải lợi ích của người khác. Tha thứ có nghĩa là buông bỏ. Khi bạn không tha thứ, bạn đang nhìn lại các sự kiện trong quá khứ, điều này ngăn bạn nhìn về phía trước và tiến lên.
Tha thứ không chỉ là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất; nó là một trong những kỹ năng sống quan trọng nhất. Đó là một món quà mà bạn tặng cho chính mình bằng cách giải phóng bản thân để tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn; thay vì lãng phí thời gian và năng lượng của bạn vào những mối hận thù cũ.
Các phương pháp quản lý thời gian phổ biến
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp:
| Quan trọng | Không quan trọng | |
|---|---|---|
| Khẩn cấp | Làm ngay | Ủy quyền hoặc loại bỏ |
| Không khẩn cấp | Lập kế hoạch | Loại bỏ |
Cách sử dụng:
- Quan trọng và khẩn cấp: Xử lý ngay lập tức
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lập kế hoạch và thực hiện dần
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Xem xét ủy quyền cho người khác
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc giảm thiểu
Quy tắc 4D
Quy tắc 4D giúp bạn phân loại và xử lý công việc hiệu quả:
- Do (Làm): Thực hiện ngay những công việc quan trọng và khẩn cấp
- Dump (Loại bỏ): Bỏ qua những công việc không quan trọng
- Delegate (Ủy quyền): Giao những công việc phù hợp cho người khác
- Defer (Trì hoãn): Lên kế hoạch thực hiện sau cho những công việc không khẩn cấp
Nguyên tắc Pareto (80/20)
Nguyên tắc Pareto cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Do đó, hãy xác định và tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Quy tắc 40-30-20-10
Phân bổ thời gian làm việc theo tỷ lệ:
- 40%: Dành cho các công việc quan trọng nhất
- 30%: Dành cho các nhiệm vụ quan trọng thứ hai
- 20%: Dành cho việc học hỏi và phát triển bản thân
- 10%: Dành cho hoạt động sáng tạo hoặc giải trí
Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn tập trung và nghỉ ngơi hiệu quả:
- Chọn một nhiệm vụ
- Đặt hẹn giờ 25 phút
- Làm việc tập trung trong 25 phút
- Nghỉ 5 phút
- Lặp lại chu kỳ
- Sau 4 pomodoro, nghỉ dài hơn (15-30 phút)
Kết luận
Quản lý thời gian là một kỹ năng phức tạp bao gồm nhiều kỹ năng nhỏ hơn. Bằng cách phát triển từng kỹ năng một cách có hệ thống, bạn sẽ thấy hiệu suất tổng thể của mình được cải thiện đáng kể.
Điểm quan trọng cần nhớ:
- Quản lý thời gian không phải về việc làm nhiều công việc hơn, mà là về việc đảm bảo bạn hoàn thành những công việc quan trọng nhất
- Không có một phương pháp phù hợp với tất cả - bạn cần tìm cách phù hợp với mình
- Cải thiện quản lý thời gian là một quá trình liên tục - luôn có chỗ để cải thiện
- Bắt đầu với một kỹ năng và làm việc để cải thiện nó sẽ có tác động lan tỏa đến toàn bộ hiệu suất của bạn
Hãy chọn một trong những kỹ năng này ngay hôm nay và bắt đầu hành trình của bạn để đạt được năng suất cao!